張瑪莉，畢業於香港理工大學工商管理學系（DMS），曾獲1975年香港小姐冠軍、香港十大傑出青年、十大傑出女性等獎項。自90年代起，她為多個東南亞、港澳及內地的公共機構、政府部門和企業，包括：香港貿易發展局、廉政公署、香港交易所、香港上海豐銀行、上海世博會事務協調局、中國海洋石油總公司、澳門特別行政區政府文化局等，進行企業形象、社交及商務禮儀、演說技巧等演講及培訓工作。
隨著時代變遷，生活上很多禮節、儀式已化繁為簡，可是在競爭激烈的商業社會，商務禮儀依然重要。商務禮儀不但可加強個人形象，同時有助你在他人心目中留下良好印象。要知道印象是人際關係的重要部分，可惜現今的年輕人對商務禮儀認識不多，有時更失禮人前。趁著現在是年輕人入職的旺季，Recruit邀請專業形象塑造及禮儀專家張瑪莉講解商務禮儀的要點，好讓你在僱主和客戶心中取得高分。
張瑪莉強調，商務禮儀有3個重點：尊重、體諒及相處時舒服。「我願意跟你繼續交談，因為我覺得很舒服，過程中，動作及細節都要體諒別人，注意人家感受，讓人覺得你尊重這次會面及機會，當過程是令人享受，便能留下好印象。」
最高標準為目標
現今社會風氣提倡化繁為簡，但商務禮儀仍然受商界重視。張瑪莉解釋，商務禮儀有助我們避免在人前出洋相，特別是在不認識對方的時候。
「當你不清楚對方是否一個高要求的人，商務禮儀令你形象及舉止得體，讓人覺得備受尊重。」另外，她指學習禮儀時，必須以最高標準為目標。「當你認識禮儀最高標準，你可根據對手、環境等自我調節。舉例說餐桌禮儀，當你去茶餐廳進膳，可因應情況減少一些細節，如擺放刀叉的位置不用太講求。可是，若你開始學習時便不求標準，用茶餐廳的一套在酒店進膳，那便大出洋相。」
商務處境12問
剛離開校園投身社會的年輕人，對商務禮儀認識不多，或有機會在會見客戶、通電話或開會時表現失禮。以下12個處境，當中的禮儀應對你知多少？張瑪莉有以下提點，大家要好好學習。
Q1： 到達會議室時，主人家仍未出現，房內有一張長會議桌，該選哪個位置坐下最適合？
A： 選擇面對門口或看到門口的位置，千萬別挑桌的兩端位置，這是主管的座位。當對方進入會議室時，你可即時有禮貌地上前打招呼。男士站起來時，要注意外衣的鈕扣已扣上，因會見女士，扣上外衣鈕扣是基本尊重行為。
Q2： 雙方見面時，通常會握手示好。握手動作和力度怎樣才適當？
A： 伸出手時，手臂、手掌應微微彎曲，動作別太直和僵硬。握手時動作如手中握著一隻蛋，不要用力按下去，也不要輕碰便了事。記著握手力度不可過大，若有穿戴戒指等飾物，或會弄痛對方；但也別太過輕力，讓人覺得不尊重。如手汗過多，和對方握手時，別忘了說一句：「對不起，我有點手汗。」即使對方被你手中的汗水沾濕了，亦有心理準備。此外，很多女士都有手腳冰冷的情況，和對方握手時都可說一句：「對不起，我手有點冰冷」，表現出你體諒別人的心思。握手時間不要過久。
Q3： 雙方首次會面，交換名片時要注意甚麼？
A： 送上名片時，順著字體的一方朝向對方；另外，在國際場合上，記緊把英文的一面朝上。有時候單看對方的外貌，很難知道對方是中國人抑或外國人、懂中文與否，由於英文是國際語言，送上英文名片可表現你對人家的尊重和體諒。收到名片後，迅速看一遍對方的名字，用最短時間內牢記著，如遇不懂對方名字的發音，應把握時間禮貌地查問，以免隨後叫喚對方時讀錯對方名字的尷尬場面。
Q4：送上及接受名片時，該單手還是雙手？A： 你或會遇到有外國人單手送上或接受名片，你不用介懷，這是他們的習慣。但作為中國人，我們傳統禮儀是雙手送上及接受東西，所以即使人家單手給你名片，你應沿用雙手接著名片。
Q5：若剛巧忘記帶名片或因新入職未有名片，遇著人家給自己送上名片時，該如何應對？
A： 你先跟對方道歉，並表示會稍後補送上名片。事後你可給對方發送一個簡短電郵，簡述會面後的跟進工作，並清楚附上自己的聯絡方法。
Q6：致電對方前要準備甚麼？A： 致電前，把內容要點寫下來。在商業社會，時間是金錢，通話時清楚明確地表達內容很重要。另外，要確定你所撥的電話號碼是正確。記著事前還要知道對方的姓氏和部門，因為公司內可能有數人的名字相同。
Q7 ：通話時，有哪些禮儀要注意？
A： 接通電話後，可先問對方是否某公司，確定後再示意欲找誰。如不小心撥錯號碼，一定要跟對方致歉，別掛斷電話了事。當接聽電話正是你要找的人時，先要問一句：「請問你現在方便談談嗎？」這可讓你知道對方正忙著其他事情，還是願意繼續跟你談下去。如對方不便，可查問該何時再致電。對話時，說話要清晰，不要有「懶音」。而且有適當的停頓讓對方回應。掛線前，必須講聲「拜拜」或「再見」，因為雙方通電話以聲音溝通，依靠清晰的指示，繼續或中斷通話。
Q8： 拜訪對方時，除準備妥當所有文件、整理裝束外，還有甚麼要留意？
A： 留意地點的位置。香港及一些繁榮地區如台北等，商業大廈樓層多，而且保安森嚴，不但在登樓前須登記資料，而且要轉電梯。如你看見會面的地點在大廈的40層樓以上，轉電梯的機會十分大。若碰上午膳或上班等繁忙時間，乘電梯的人太多，輪候時間增長。所以欲準時抵達目的地，要預早一點時間出門。
Q9： 等待對方時，發現會議室內有些獎項及掛畫很特別，可取下細看及拍照嗎？
A： 未得到對方批准，不可以亂動任何物品或拍照。除了有機會損壞人家的東西外，也是不尊重對方的行為。這些物品可能附有對方的私隱，故做任何舉動前應得到對方的答允才可。
Q10：會議進行時，如有提問怎辦？A： 千萬別即時發問，應該把問題寫下來，待發問環節才發問。此外，要考慮身分問題，若你伴隨上司一同出席會議，你的角色可能是一個文書或助手，負責記錄會議內容，如是者，你便不應隨便發問，應該把寫下來的問題，交給上司，為他／她的發言做準備。
Q11：會議中，哪些行為是禁忌？
A： 人家發言時，不留心聽講，和同事閑談，都是不尊重別人的行為。小動作如：轉筆、不停按筆、坐姿不正等都影響對方對你的印象。
Q12：會議後，仍有事情未解決，怎算？
A： 可跟對方說會稍後跟進，但若有言在先會跟進，必須落實去做。千萬別在會議後輕言跟進、補發文件等，但最後甚麼也沒幹，大減印象分和誠信分。
第一印象 加分顯專業
商務禮儀不僅在行為舉止方面有規範，還講求個人形象。當雙方過去素未謀面，第一次見面時，外形就是我們給對方的第一印象。張瑪莉認為，第一印象非常重要，若個人形象完美無瑕，且能凸顯專業一面，可加強對方對你的信心，有利往後的溝通。「專業應該是滿分，不容別人扣取任何分數，否則會令人懷疑你的專業。」
醒目形象打扮tips— 和別人會面時，焦點首先落在對方的眼睛，因此，我們必須注意雙眼的整潔，事前檢查一下眼角可有污垢，眼邊可有掉落的睫毛和眼影粉等，女士則要小心汗水使睫毛液溶掉，沾到眼睛四周。帶眼鏡者要確保鏡片明亮無污漬。
— 男士要注意鼻毛過長外露，應定期修剪；另外，指甲要整潔，經常修剪，男士不要留長指甲，女士注意甲油脫落。
— 衣衫必須整潔，留意肩膊別留有頭皮屑。
— 女士若穿著套裝，要留心裙尾衩在正中位置，絲襪不可「走絲」，最好準備一對在手袋內替換。
— 女士最好穿著「密頭密跟」鞋，別穿涼鞋；上班的男士穿皮鞋別穿白襪。
— 現時社會提倡穿便服上班，但便服服飾不是每個行業都適合，必須視乎工作性質而定。若工作要求專業示人，男士穿西裝打呔較合適。
— 不論男女，如要在有領便服外穿上外套，穿著時應先把頸喉位置的鈕扣扣上才穿外套，之後把位於頸喉的鈕扣解開，可避免穿上外套後，兩邊衣領被拉成高低的情況。
禮儀天書 書展面世
張瑪莉認為，禮儀應從小時候開始培養，在7月23日書展由星島出版的《張瑪莉教室之塑造小紳士小淑女》一書將推出，詳細講解禮儀的要點，教導家長如何由家庭生活為起點，一步步培育小孩成為紳士淑女。